電子契約書にはデメリットが多い？メリットや署名方法を紹介

トレンドワード：電子契約書

「電子契約書」についてピックアップします。法改正により電子取引解禁の流れが加速する中で、デジタル取引の重要性が高まっています。本記事では電子契約書のメリットやデメリットの解決法について、詳しくご紹介します。

電子契約書とは

電子契約書とは、デジタル形式で署名を行う契約書のことを指します。従来の紙の契約書と同様に、契約当事者間の合意や条件を文書化することで法的な拘束力を持ちます。

電子署名や暗号化技術を用いて安全性や信頼性を確保し、オンライン上で作成や管理ができるのがメリットです。そのため、ビジネス取引や個人間の契約など様々な場面で利用が広がっています。

電子契約書の署名方法

電子契約書の署名方法には、主に下記のパターンがあります。

• 電子契約サービスで署名する
• ExcelやWordに電子署名する
• PDFに署名する
• メールに電子署名する

まず電子署名サービスは、専用のソフトウェアやプラットフォームを使って文書にデジタル署名をする方法です。使用するツールによって異なりますが、電子ファイルを送る際に自動的に電子署名が付与される仕組みとなっています。サービスの導入費用は掛かるものの、安全性の高い方法です。

次にExcelやWordといったoffice系ソフトでも、電子署名の付与が可能です。「Microsoft Office 署名欄」を選択して氏名・メールアドレス等を入力することで、内容の証明となります。同様にPDFでも、「電子署名」を選択してデジタルIDを入力すれば、簡単に電子署名が作成できます。

電子契約書のメリット

電子契約書のメリットとしては、下記が挙げられます。

• 効率性と迅速さ
• コスト削減
• 環境に優しい
• セキュリティと記録の保持
• 柔軟性と利便性

電子契約書はオンライン上で簡単に作成、編集、署名ができるため、手続き全体が迅速化されます。物理的な移動や郵送などの待ち時間が無くなり、契約プロセスを効率化します。

また紙や印刷物、郵送コストなどが削減されるため、電子契約書はコスト効率が高いのもメリットです。紙の使用量や物流活動の削減により、環境に対する負荷も軽減できます。

電子契約書はデジタルフォーマットで保管されるため、紙に比べてセキュリティ対策がしやすく、データの紛失や破損リスクが低減できます。また電子的な形式であるため、文書の管理やアクセス履歴も追跡しやすくなります。

オンライン上で作成、アクセス、管理ができることから、場所や時間に制約されることなく取引を行えます。特にリモートでの作業や国際取引などにおいても、柔軟な契約手続きが可能です。

電子契約書のデメリットと解決法

「電子契約書は本当に安全？」という声もあり、まだまだデメリットが心配という方も多く見られます。ここでは電子契約書のデメリットと、その解決法についてご紹介していきます。

情報漏洩・改ざんのリスク

電子契約書はデジタルフォーマットで保管されるため、ハッカーや不正アクセスのリスクがあります。悪意のある第三者が文書にアクセスすることにより、機密情報が盗まれてしまう可能性が生じます。

また認証が十分に行われていない場合、改ざんが行われるリスクもあります。信頼性のない電子署名システムを使用すると、文書の正当性が疑われてしまうでしょう。

解決法：セキュリティ対策を行う

情報漏洩のリスクに対処するためには、適切なセキュリティ対策の実施、信頼できる電子署名システムの利用、アクセス管理の強化などが重要です。特に機密情報を含む契約書の場合、しっかりとしたセキュリティの確保が求められます。

取引先との合意が必要

契約では、必ず取引先の相手が存在します。そのため、取引先が電子契約を拒否した場合は利用が難しくなります。

取引先が電子契約書を採用するためには、特定のツールやプラットフォームにアクセスできるよう準備する必要があります。一部の地域や業界では、電子契約書の使用に関する法的な認知がまだ進んでいない場合があるので、事前の確認が必要です。

解決法：メリットを伝える

電子契約を行ったことがない取引先に対しては、電子契約の概要や安全性・有効性について説明したり、操作方法のフォローを行ったりする必要があります。効率性、コスト削減、セキュリティ強化などの利点を強調し、デジタル署名の法的有効性に関する情報を提供します。

 電子契約書を導入する前に、試用期間を提案することも有効です。短期間の試行を経ることで、効果や利点を実感してもらえるかもしれません。相手のニーズや懸念に対する配慮を忘れずに、共同で効果的な契約プロセスを構築することが重要です。

業務フローの変更が必要

電子契約書の導入時には、従来の紙ベースの契約手続きとは異なるプロセスへの変更が必要です。これには、文書の作成から署名、管理、保存までの全体的な流れの変更が含まれます。

それに伴い、適切なITインフラやソフトウェアの導入やアップデートが必要です。電子署名やセキュリティのために、特定のプラットフォームを導入する必要も生じます。また実際に電子契約書を使用する従業員や関係者に対しては、研修やサポートも求められるでしょう。

解決法：業務効率化を図る

電子契約書を導入する際の業務フローの変更は、初めは変更に伴う調整や適応期間が必要です。しかし長い目で見ると、最終的には業務効率化に繋がります。

オンラインで作成、編集、共有が可能なため、取引の迅速化や手順の簡素化が可能です。手続きが迅速に行われることで、業務全体の効率が向上します。自動化されたプロセスを導入できることで、契約の進捗状況や署名の追跡が容易になります。自動通知やリマインダー機能を使えば、効率的な運用が可能です。

【無料】おすすめの電子契約書サービス

ここでは、おすすめの電子契約書サービスについてご紹介します。

GMOサイン

「GMOサイン」は、国内シェアNo.1の電子契約サービスです。導入企業数は300万社以上で、送信料が1件あたり110円というリーズナブルな点が人気です。他社と比較してほぼ半額の価格設定のため、導入のハードルが低くなっています。

特化型サービスにも力を入れており、不動産業界向けプランも用意されています。2022年の宅建業法改正で不動産取引の電子契約が解禁されたことにより、ニーズが高まっています。

みんなの電子署名

「みんなの電子署名」は、月額固定料金0円・文書作成や送信にかかる費用も0円というお手頃なサービスです。利用開始から1年間は、文書の保管を含め完全に無料で利用できるため、まずは試してみたいという方にもおすすめとなっています。

電子署名サービス関連法令である「電子署名法」「e-文書法（電子文書法）」「電子帳簿保存法」に準拠しており、安心です。さらに電子インボイスの保存、不動産取引の電子データ交付といった使い方もできます。

BtoBプラットフォーム契約書

「BtoBプラットフォーム契約書」は、最新のブロックチェーン技術を採用した電子契約サービスです。

社内稟議の起案〜承認までクラウド上で簡単に行える「ワークフローシステム」の機能があり、導入をサポートします。事前に設定した承認ルートに基づいて申請・承認ができるので、紙の承認フローを変えずに導入できるのがメリットです。

まとめ｜電子契約書で業務効率化

電子契約書はコスト削減や業務効率化の面でメリットが大きく、注目されています。法改正で電子契約解禁の流れが加速していることからも、さらなる広がりが期待されます。適切なツールの導入で、安全な取引を実現しましょう。