トレンドワード:電子契約書

『AI契約書管理サービスOPTiM Contract、販売開始|イグアス』でご紹介した「電子契約書」についてピックアップします。

電子契約書とは?

電子契約書とは、紙の書類の代わりに電子データに署名を行うことで締結する契約書のことを指します。

「契約書」というと重要なものというイメージがありますが、一般的な契約では締結時以降はあまり見かけませんよね。じつは訴訟時など、「いざというときの証拠」という役割が大きいのです。そのため、紙の契約書ではなく電子化する動きが注目されています。

電子化できない契約書とは?

電子化が進んでいる契約書ですが、中には法律的に電子化が認められていないものもあります。建設業に関連する契約としては、以下が挙げられます。

  • マンション管理等の委託契約書(マンション管理適正化法73条)
  • 不動産売買における重要事項証明書(宅地建物取引業法35条※契約ではない)
  • 宅建業者の媒介契約書(宅地建物取引業法34条21項)

しかしデジタル化へのニーズの高まりにより、法律が改訂されるケースも。不動産関連では、「不動産売買における重要事項説明書等の電磁的方法による交付等」について規定の改正措置が講じられる予定です。

電子契約書のメリット・デメリット

電子契約書のメリット

  • 業務の効率化
  • コストカット
  • コンプライアンスの強化

まず電子契約書は、書面よりスピーディーに業務が完了できるのが強みです。郵送、押印、返送や、書類の不備によるやり直しといった手間が掛からず、オンライン上で瞬時に締結可能です。

また費用についても、書類の作成費用や保管コスト、印紙代が掛からないのがメリットです。さらにコンプライアンス面では、締結漏れ、保管漏れのリスクが減りリスクマネジメントにも繋がります。

電子契約書のデメリット

  • 初期費用が掛かる
  • 取引先の協力が必要
  • サイバー攻撃のリスク

電子契約書導入時には、ある程度のコストが必要です。またシステム移行時のトラブルといったリスクも考えられるでしょう。

契約は取引先あってのものなので、お互いが電子契約を導入することへの理解が必要です。完全電子化ができない場合、取引先には紙の原本を渡して自社ではPDF保管するといった併用パターンも。

またクラウド上にデータ保管できることで、サイバー攻撃の危険性が生まれます。紙面とは違ったデメリットとなるため、しっかりとしたセキュリティ管理が求められますね。

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電子契約書で建設業もDX化

建設や不動産業においては工事請負契約書など印紙が必要な場面が多く、費用がかさむのが難点でした。しかし電子契約書を導入すれば、大幅にコストカット可能!導入でDX化を推進してみてはいかがでしょうか?

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