グリーンファイルとは何か？概要と作成に役立つツール2選を解説
建設現場では、常に安全管理が求められます。しかし、安全管理はヘルメットを被るルールの徹底や指差呼称を行うことを差す言葉ではありません。
工事に関わるすべての作業者が安全で適正な環境の中で作業するためには、「安全書類」の整備と管理が不可欠です。
そして、「グリーンファイル」は、現場管理における安全管理に対して重要な意味を持っています。本記事では、グリーンファイルの意味や目的、作成・管理のポイント、作成に役立つツールについてみていきましょう。
グリーンファイルとは
グリーンファイルとは、建設現場において作業を開始する前に、元請業者が下請業者に提出を求める一連の安全関連書類の総称です。元請が下請業者や作業員の情報を把握し、安全管理体制を構築する上で欠かせないものであり、事故やトラブルの未然防止に役立ちます。
たとえば、「その現場に初めて入場し、作業を実施する前」などに提出されるケースがほとんどです。グリーンファイルと呼ばれている理由は、過去に「安全書類」とされる書類が過去に緑色のファイルに綴じられていたためです。
ファイルの内容としては、以下の内容を含む現場の安全に直結する重要な情報が一式まとめられています。
- 作業員の名簿
- 保険加入状況
- 保有資格
- 再下請負通知書
- 安全衛生管理計画書
工事では安全性を担保するために、作業に従事する人物や作業内容の把握、安全教育の実施、健康状態の確認などを事前に徹底しなければなりません。そのため、グリーンファイルを確認し、事前に対策を立てることで安全な作業が実施しやすくなるといえます。
また、労働安全衛生法や建設業法などの法令により、企業には現場ごとの安全管理体制の確立が義務付けられているため、グリーンファイルの提出・整備はその一環でもあります。
グリーンファイルとして扱われる書類の事例
グリーンファイルとして扱われる書類には以下のようなものが含まれます。企業ごとに規定が決まっており、提出がない場合は催促する必要もあるといえるでしょう。
| 書類名 | 概要 | 備考 |
| 再下請負通知書 | 一次下請けがさらに他の業者に作業を委託する際に、元請に提出する通知書。 | 建設業法第24条の7に基づく提出義務あり |
| 下請負業者編成表 | すべての関係業者の名称・工種・連絡先などを一覧化し、指揮命令系統を明確にする。 | 現場の管理体制の把握に不可欠 |
| 作業員名簿 | 作業に従事するすべての作業員の基本情報、保有資格、緊急連絡先などを記載。 | 資格・健康状態の確認にも使用される |
| 健康診断個人票 | 法定健康診断（雇入時・定期）の受診結果を記載。 | 労働安全衛生法第66条に基づく |
| 雇入時教育・安全衛生教育記録 | 新たに現場に入場する作業員に対して実施した安全教育の内容と記録。 | 安全管理上の最重要項目の一つ |
| 労働・社会保険加入証明 | 労災保険・雇用保険・健康保険・厚生年金などの加入証明。 | 不適切な雇用・未保険者の排除に有効 |
| 安全衛生計画書 | 作業内容ごとのリスクを特定し、それに対する安全対策を明記した計画書。 | 特に重機作業・高所作業時は重点確認 |
また、以下のような付随書類の提出も必要です。元請側も提出書類が最新の状態になっていなければ、工事完了時の報告時にトラブルが起きる可能性が高いため、書類の内容は把握しておかなければなりません。
- 車両関係書類（任意保険証、車検証など）
- 資格証コピー（フォークリフト、玉掛け、足場組立等）
- 搬入搬出計画書・工程表
- 緊急時連絡体制図
ゼネコンでは、グリーンファイルとして以下のような書類も提出が必要とされるケースもあります。事前に何が必要な書類なのかは連絡があるため、スムーズに提出できるように準備しておきましょう。
- 産業廃棄物処理計画
- 騒音・振動・粉じんなどの環境影響対策
- 工事によるCO₂排出抑制対策
- 環境マネジメントシステム（ISO14001など）に関する情報
グリーンファイルの作成と管理のポイント
グリーンファイルは、建設現場の安全を確保するために必要な書類です。そのため、作成と管理の不備は、労災リスクや契約違反、入場停止など深刻なトラブルを引き起こす可能性があります。そのため、グリーンファイルに関しては、次のポイントを意識しましょう。
- 書類の正確性と更新の徹底する
- 提出期限とスケジュール管理を意識する
- ファイリングのルールを統一しておく
下請けの立場からは、提出内容の正確性を担保することが重要です。記載ミスや日付の抜け、古い健康診断書などがある場合は、元請から差戻しや再提出を求められるケースが多発します。
元請けとなる現場監督や事務担当者は、各業者に対し期限を厳格に伝え、リマインド管理（メール・電話）を徹底しましょう。
グリーンファイルを効率化する便利なツール
ここでは、グリーンファイルを効率化するツールを2つみていきましょう。
Greenfile.work
Greenfile.workはシェルフィー株式会社が提供しているグリーンファイル作成を効率化できるツールです。たとえば、以下のような機能があります。
- 安全書類の入力の自動化(基本情報や現場ごとの情報の自動反映)
- 495項目による期限切れ・添付忘れ・記載漏れチェック(人手に頼らずにチェックできる)
- ペーパーレスで管理可能(書類をクラウドに保存できる)
また、建設キャリアアップシステム（CCUS）とも連携できるため、公共入札の加点にもプラスの影響がある点はメリットの1つだといえるでしょう。ただし、初期費用や月額費用は問い合わせが必要です。
グリーンサイト
グリーンサイトは、インターネット上でグリーンファイルを作成・提出・確認できるツールです。たとえば、協力会社が作成したグリーンファイルをグリーンサイトで受け取り、施工体制台帳に反映するといった使い方が可能です。
また、未提出書類もすぐに把握できるため、人によるチェックが必要なくなります。協力会社だけでなく、元請けの手間も削減できるツールだといえるでしょう。プロジェクト利用料として、初期設定費用は30万円からとなっており、別途ID利用料や月額料金が必要です。
まとめ
グリーンファイルは、建設現場での安全管理を証明するための書類の総称です。そのため、適切な整備と運用が求められます。書類の不備や提出遅延は、現場入場の遅れや元請との信頼関係の悪化につながります。
また、安全衛生に関する情報を正確かつ最新の状態で維持することで、安全性の担保につながるといえるでしょう。近年では、クラウド型の管理ツールを活用することで、書類作成やチェック作業の負担を大きく軽減できます。
現場の効率化とコンプライアンス強化のためにも、グリーンファイルの電子化と運用体制の見直しを行っておきましょう。
